中央財(cái)經(jīng)大學(xué)法學(xué)院研究生會(huì)資料歸檔管理辦法

第一章 總則

第一條 為保障研究生會(huì)工作的完整性、連續(xù)性及系統(tǒng)性，規(guī)范研究生會(huì)資料歸檔管理工作，提高資料歸檔管理水平，更好地為研究生會(huì)的各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本辦法。

第二條 研究生會(huì)資料是指研究生會(huì)各部門在開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的，作為原始記錄或者電子資料留存的作為今后工作活動(dòng)的模板和參考的各種形式和載體的物品、數(shù)據(jù)及信息材料。

第三條 研究生會(huì)資料歸檔管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，在主席團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室具體負(fù)責(zé)，辦公室根據(jù)每學(xué)期的工作及活動(dòng)項(xiàng)目狀況提出相應(yīng)的具體要求，不斷加強(qiáng)檔案資料的收集、整理、保管和有效利用，確保研究生會(huì)資料歸檔管理工作順利有序開展。

第二章 資料歸檔

第四條 歸檔資料范圍包括：

1．研究生會(huì)及各職能部門制定的相關(guān)規(guī)章制度和管理辦法；

2．研究生會(huì)人事資料：包括歷屆研究生會(huì)成員信息，研究生會(huì)招新資料等；

3．研究生會(huì)財(cái)務(wù)資料：包括歷屆研究生會(huì)賬目、現(xiàn)金收支表、大型活動(dòng)經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)等；

4．研究生會(huì)檔案資料：研究生會(huì)及各部門的學(xué)期（學(xué)年）工作計(jì)劃，學(xué)期（學(xué)年）大事記，學(xué)期（學(xué)年）總結(jié)表彰材料等；

5．研究生會(huì)活動(dòng)資料：包括各部門開展活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、總結(jié)報(bào)告、通訊稿、照片、錄像等；

6．其他辦公室認(rèn)為有必要進(jìn)行歸檔管理的資料。

第五條 研究生會(huì)歸檔收集的資料由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行分類管理，各部門檔案由各部長負(fù)責(zé)整理上交。

第六條 各部門上交的歸檔資料以電子資料為主，特別重要的紙質(zhì)版資料及實(shí)物資料也需上交歸檔，紙質(zhì)版資料歸檔需上交材料原件，電子版資料歸檔需以文件夾的形式保管，按照檔案資料或活動(dòng)資料類別分別以“XX部XX學(xué)年XX學(xué)期XX資料”或“XX部XX年XX月XX日XX活動(dòng)資料”命名該文件夾。

第七條：各部門應(yīng)當(dāng)每月向辦公室進(jìn)行資料歸檔，每月底之前將本月所產(chǎn)生的檔案及活動(dòng)資料按照要求提交辦公室，本月無資料的需提前說明，逾期不交的辦公室將主動(dòng)索取并計(jì)入部門考核，直接影響本部門所有成員學(xué)期考核評(píng)比。

第八條 辦公室在收到各部門提交的歸檔資料后兩日內(nèi)應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求進(jìn)行整理備份，對(duì)各部門上交的資料不符合要求的辦公室有權(quán)發(fā)回相關(guān)部門并要求其重新提交或補(bǔ)充提交。

第九條 辦公室在每學(xué)期末對(duì)本學(xué)期研會(huì)工作資料進(jìn)行系統(tǒng)整理備份，通過刻錄光盤等方式留存?zhèn)浞荩⒔挥蓪Ｈ送咨票９埽乐箶?shù)據(jù)遺失。

第十條 研究生會(huì)資料管理媒介（移動(dòng)硬盤、刻錄光盤等）專物專用，研會(huì)成員不得擅自私用。

第十一條 研究生會(huì)主席團(tuán)不定期對(duì)備份資料進(jìn)行檢查，每屆研究生會(huì)工作交接時(shí)由主席一并轉(zhuǎn)交全部歸檔資料。

第三章 資料查閱借閱

第十二條 研究生會(huì)各部門可以根據(jù)工作需要向辦公室查閱有關(guān)檔案資料，但不得擅為私用。

第十三條 查閱檔案的部門及成員需提前與辦公室成員取得聯(lián)系，做好相應(yīng)的登記記錄，辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的使用動(dòng)向。

第十三條 借閱研究生會(huì)資料的，應(yīng)保持資料的完整、清潔，不得在紙質(zhì)資料上進(jìn)行涂寫，借閱資料當(dāng)及時(shí)歸還，故意損壞或丟棄的人員將追求其責(zé)任。

 第十四條 借閱資料不得擅自轉(zhuǎn)借，需要轉(zhuǎn)借的，須在辦公室負(fù)責(zé)人員處辦理相關(guān)登記手續(xù)。

第十五條 對(duì)借閱資料進(jìn)行復(fù)制、翻拍、拷貝的須經(jīng)辦公室同意。

第四章：附則

第十六條 本辦法未盡事宜，由辦公室根據(jù)研究生會(huì)工作具體情況進(jìn)行補(bǔ)充說明。

第十七條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。

第十八條 本辦法的最終解釋權(quán)歸法學(xué)院研究生會(huì)辦公室。

                                                                                                                                                                     二〇一二年三月五日